Categories
Ứng dụng công nghệ

Phần mềm ERP có thể tiết kiệm tiền kinh doanh của bạn như thế nào

Phần mềm ERP có thể tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp của bạn không? Theo kinh nghiệm của chúng tôi, câu trả lời chắc chắn là “có”. Phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP), được sử dụng đúng cách, sẽ giúp tiết kiệm trong nhiều hạng mục hoạt động kinh doanh.

>>Xem thêm bài viết: Dự án phần mềm ERP từ KFC – “Ông trùm” giới thức ăn nhanh

Sơ lược về phần mềm ERP

Thuật ngữ ” ERP ” đã trở thành một từ nhầm lẫn. Khi ERP ra mắt lần đầu tiên vào những năm 1970, công nghệ này chỉ nhằm vận hành các nhà máy sản xuất lớn, xử lý chuỗi cung ứng và hậu cần cho các công ty công nghiệp. Đây vẫn là cốt lõi của ERP, nhưng ngày nay, một giải pháp ERP có thể làm được nhiều hơn thế. Trên thực tế, các hệ thống ERP dựa trên đám mây hiện đại như Acumatica có thể chạy hầu như mọi khía cạnh của doanh nghiệp. ERP hiện thực hiện công việc kế toán, cùng với quản lý dịch vụ, Quản trị quan hệ khách hàng (CRM), quản lý dự án, kế toán dự án, Lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP) và hơn thế nữa.

Nếu có thể tính toán kĩ, phần mềm ERP có thể giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của bạn nhiều hơn bạn nghĩ
Nếu có thể tính toán kĩ, phần mềm ERP có thể giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của bạn nhiều hơn bạn nghĩ

Tiết kiệm chi phí cấp cao từ ERP

Làm thế nào để sử dụng một giải pháp ERP chuyển thành tiết kiệm? Trong bức tranh lớn, đó là hoạt động hiệu quả hơn. ERP giúp mọi người làm việc nhanh chóng và chính xác hơn. Tự động hóa quy trình cắt giảm các bước thủ công dễ xảy ra lỗi. Thông tin sai lệch về đơn đặt hàng, hàng tồn kho, hậu cần, v.v. nói chung sẽ giảm khi có sự ra đời của ERP. Tìm hiểu thêm về các dấu hiệu bạn cần phần mềm ERP .

Khi chúng tôi giúp khách hàng triển khai ERP, họ có xu hướng nhận thấy ngay mọi thứ bắt đầu diễn ra nhanh hơn bao nhiêu. Trước đây họ không nhận ra rằng những việc tưởng như nhỏ nhặt như vận đơn giấy tờ hay gọi lại cuộc điện thoại lại làm chậm hoạt động của mình như thế nào. ERP giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn. Với những người làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, chi phí kinh doanh giảm xuống.

Một phần của năng suất đạt được đến từ việc tập trung tất cả các quy trình quản lý kinh doanh vào một hệ thống duy nhất. Không còn chuyển dữ liệu từ các hoạt động sang phần mềm kế toán, v.v. Mọi người có được cái nhìn tổng quan liên tục, theo thời gian thực về dữ liệu liên quan đến đơn đặt hàng, trường hợp hỗ trợ, khoảng không quảng cáo và những thứ tương tự.

Xem thêm bài viết: Sản xuất phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ – Bước đi thông minh trong thời đại công nghệ

Hàng ngày, chúng tôi thấy ERP tiết kiệm tiền cho khách hàng trong các lĩnh vực cụ thể sau:

Kiểm soát tốt hơn kiểm soát hàng tồn kho

Chi phí hàng tồn kho cho bạn gấp đôi. Có chi phí mang theo của tiền mặt đậu xe trong hàng tồn kho. Sau đó, bạn có chi phí xử lý hàng tồn kho như vận chuyển và nhận hàng và các nhiệm vụ kế toán liên quan. ERP giúp bạn tự động hóa nhiều quy trình này. Đồng thời, báo cáo cập nhật và dự báo dự đoán — cùng với quản lý sản xuất thông minh hơn — giúp bạn giảm thiểu chi phí vận chuyển hàng tồn kho.

Luồng thông tin nhanh hơn, mượt mà hơn

Bản chất tập trung của ERP và khả năng báo cáo dữ liệu phong phú của nó, cùng với thông báo tự động và quản lý tác vụ, dẫn đến luồng thông tin nhanh hơn, mượt mà hơn trong toàn tổ chức. Mọi người có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn và ngừng sử dụng email để quản lý quy trình làm việc.

Quản lý chuỗi cung ứng chặt chẽ hơn

ERP cho phép bạn điều phối chuỗi cung ứng và mua hàng, giám sát các yếu tố phụ thuộc và thông báo cho mọi người liên quan về các trạng thái sản xuất mới nhất. Tìm hiểu cách ERP có thể thúc đẩy chuỗi cung ứng bền vững .

Phần mềm ERP cho phép bạn điều phối chuỗi cung ứng và mua hàng, giám sát các yếu tố phụ thuộc và thông báo cho mọi người liên quan về các trạng thái sản xuất mới nhất.
Phần mềm ERP cho phép bạn điều phối chuỗi cung ứng và mua hàng, giám sát các yếu tố phụ thuộc và thông báo cho mọi người liên quan về các trạng thái sản xuất mới nhất.

Lập hóa đơn kịp thời, chính xác hơn

Một giải pháp ERP tăng tốc vòng quay tiền mặt của bạn với việc lập hóa đơn kịp thời. Tìm hiểu về lợi ích của ERP đối với kế toán và quản lý tài chính .

Khả năng dự đoán, thay vì phản ứng với các vấn đề

Trực quan hóa dữ liệu và cảnh báo tự động có thể cung cấp cho nhóm của bạn khả năng nhìn thấy các vấn đề sản xuất và tồn kho tiềm ẩn trong quá trình sản xuất. Bằng cách này, họ có thể giải quyết chúng hoặc đưa ra cách đối phó trước khi chúng gây rắc rối.

Tất nhiên, tất cả những điều này phụ thuộc vào việc bạn triển khai hệ thống ERP của mình tốt như thế nào. Phần mềm ERP một mình sẽ không làm được gì nhiều nếu mọi người của bạn không tận dụng tối đa nó.

Categories
Ứng dụng công nghệ

Cách đánh giá hệ thống ERP và chức năng của nó

Đánh giá giá trị của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp của bạn là một nhiệm vụ đầy thách thức. Có một loạt dữ liệu hoạt động thời gian thực và các kết quả nghiên cứu để đưa vào trong khi đánh giá tính xác thực của giải pháp ERP. Hơn nữa, tiền đặt cọc quá cao vì ERP ảnh hưởng đến tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp của bạn và một hệ thống sai có thể có những phân nhánh kéo dài trong nhiều năm. Cùng tìm hiểu yếu tố đánh giá hệ thống ERP thông qua bài viết dưới đây.

Xem thêm bài viết

Dưới đây là năm yếu tố quan trọng mà ủy ban đánh giá hoặc lựa chọn ERP của bạn phải xem xét

Chức năng phù hợp hay không?

Các nhà cung cấp ERP thường tuyên bố hệ thống của họ là “một cửa” cho các tổ chức bằng cách cung cấp chức năng bao gồm hầu hết tất cả các phòng ban và quy trình. Tuy nhiên, việc đánh giá chức năng của hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu của tổ chức của bạn như thế nào là hợp lý. Ví dụ: nếu bạn cần một CRM hiệu suất cao trong ERP của mình, nhưng bạn triển khai một ERP kế toán tuyên bố có các tính năng CRM, nó sẽ không thêm bất kỳ giá trị nào cho doanh nghiệp của bạn.

Tích hợp mô-đun hiệu quả cho doanh nghiệp hay không?

Hệ thống ERP giao tiếp với một số hệ thống khác như máy chủ Mail, hệ thống chấm công, máy mã vạch để trao đổi dữ liệu. Ngoài ra, tất cả các mô-đun trong ERP phải giao diện gọn gàng với nhau cũng như với việc triển khai đám mây để duy trì hoạt động liền mạch.

Có những hỗ trợ kỹ thuật nào và trong bao lâu?

Triển khai ERP là một quá trình kéo dài và yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật trong suốt vòng đời của nó. Nhà cung cấp của bạn phải cung cấp hỗ trợ dưới dạng cổng trực tuyến, email, bàn trợ giúp trực tiếp và nhân viên trực tiếp.

Sự tín nhiệm của nhà cung cấp

Bắt buộc phải kiểm tra nền tảng kinh doanh và thông tin đăng nhập của đối tác triển khai ERP của bạn. ERP nên là hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ chứ không phải là một phần phụ.

Cần phải đánh giá hệ thống ERP 1 cách khách quan nhất đối với tình hình doanh nghiệp của bạn
Cần phải đánh giá hệ thống ERP 1 cách khách quan nhất đối với tình hình doanh nghiệp của bạn

Các vấn đề về rủi ro tài chính

Giá thành sản phẩm không chỉ bao gồm giấy phép ban đầu mà còn cả chi phí đào tạo và thực hiện. Xem xét xem đối tác ERP có tính phí sử dụng cho bạn hay theo số lượng người dùng.

Xem thêm bài viết: 5 lợi ích của ERP đối với kế toán và quản lý tài chính

Đây là cách bạn có thể đánh giá các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Một mô-đun CRM hiệu quả sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về sản phẩm, khách hàng và quy trình trên các nền tảng và thiết bị khác nhau.

Mua sắm (SRM)

Mô-đun này phải bao gồm các tính năng lập kế hoạch và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Lập kế hoạch Yêu cầu Năng lực (CRP) và Lập kế hoạch Yêu cầu Vật liệu (MRP) phải là các thành phần của mô-đun này.

Sản xuất (PLM)

Lập kế hoạch sản xuất nâng cao (APP) và quản lý thay đổi kỹ thuật trong PLM có thể làm trơn tru các thay đổi trong quy trình và cân bằng chuỗi cung ứng vốn là một thách thức liên tục đối với hầu hết các doanh nghiệp.

Phân phối (SCM)

Một trung tâm Logistics trung tâm trong ERP của bạn đủ điều kiện để phân phối dễ dàng hơn.

Kế toán / Tài chính

Phân hệ Kế toán của ERP phải phân phối các khoản phải trả, đối chiếu bảng sao kê ngân hàng, bảng lương và khai thuế để giảm bớt khối lượng công việc của bộ phận tài chính và điều chỉnh các cảnh báo tuân thủ.

Hệ thống Quản lý Nguồn nhân lực (HRMS)

Các tính năng quản lý lực lượng lao động, chấm công và tuyển dụng là điều bắt buộc trong phân hệ ERP Nguồn nhân lực của bạn.

Bạn có thể đánh giá các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP tùy theo chức năng của từng hệ thống khác nhau
Bạn có thể đánh giá các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP tùy theo chức năng của từng hệ thống khác nhau

Quản trị

Các tính năng quản trị, rủi ro và tuân thủ trong hệ thống ERP cho phép dễ dàng thích ứng với sự thay đổi của các quy định chính sách và công nghệ.

Quản lý Tài sản

Mô-đun Quản lý Vòng đời Tài sản phải bao gồm phí mua sắm và bảo trì, các điều kiện dịch vụ và lợi tức đầu tư theo các điều kiện hữu hình.

Thương mại điện tử

Nếu tích hợp ERP với Thương mại điện tử cho chức năng B2C, hãy tìm cách tích hợp hai chiều với các cửa hàng trực tuyến và tích hợp thị trường.

Để đánh giá hệ thống ERP của bạn thì bắt buộc phải theo yêu cầu kinh doanh của bạn. Ưu tiên các tính năng vào những thứ cần phải có và những yếu tố phá vỡ giao dịch là điều bắt buộc đối với tất cả người dùng ERP.

Categories
Ứng dụng công nghệ

5 lợi ích của ERP đối với kế toán và quản lý tài chính

Nhiều doanh nghiệp có hệ thống kế toán và Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) riêng biệt . Tùy thuộc vào quy mô của nó, một công ty thậm chí có thể không có ERP. Hoặc, như thường lệ, họ mua lại các ứng dụng này vào các thời điểm khác nhau và triển khai mỗi ứng dụng cho mục đích chính của nó: gói kế toán cho sổ sách và quản lý tài chính, và ERP cho quản lý hoạt động. Sự tách biệt này không còn cần thiết, thậm chí cũng không phải là một ý kiến ​​hay. Trên thực tế, có ít nhất năm lợi ích khi sử dụng chức năng kế toán của giải pháp ERP. Cùng tìm hiểu về những lợi ích của ERP thông qua bài viết dưới đây.

Xem thêm bài viết

>>>Sản xuất phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ – Bước đi thông minh trong thời đại công nghệ

>>>Phần mềm ERP – Kỳ vọng công nghệ 4.0 của doanh nghiệp

Giá trị của Hội nhập – Lợi ích của ERP trong kinh doanh

Đầu tiên bài viết nêu ra một số lý do nên sử dụng ERP cho kế toán. Tuy nhiên, ở cấp độ cao, hầu hết những lợi ích này liên quan đến một vấn đề cốt lõi, đó là tích hợp. Hệ thống kế toán yêu cầu dữ liệu đầu vào từ nhiều nguồn khác nhau. Chúng bao gồm quản lý sản xuất, quản lý kho, hậu cần, thanh toán, nhân sự, v.v. Kế toán dựa trên ERP sẽ tự động tích hợp nhiều nguồn dữ liệu này.

5 Lợi ích của Kế toán dựa trên ERP

Đã làm việc với nhiều khách hàng về triển khai phần mềm ERP và phần mềm kế toán, chúng tôi nhận thấy những lợi ích sau đây phát sinh từ việc sử dụng kế toán trong bộ ERP:

1. Báo cáo tài chính phong phú chi tiết

Các gói kế toán độc lập cung cấp các báo cáo tài chính cơ bản như báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán, v.v. Ngược lại, ERP cung cấp nhiều loại báo cáo đa dạng hơn. Các ví dụ bao gồm dự báo dòng tiền dựa trên tình trạng quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng cũng như tình trạng lão hóa các khoản phải thu được phủ lên quá trình đặt hàng của khách hàng. Những báo cáo này cung cấp cho bạn không chỉ là dữ liệu tài chính. Chúng giúp bạn quản lý công việc kinh doanh của mình hiệu quả hơn.

Lợi ích của ERP trong lĩnh vực kế toán và tài chính
Lợi ích của ERP trong lĩnh vực kế toán và tài chính

2. Tự động hóa nhiều hơn

Tự động hóa giúp tăng năng suất. Bằng cách liên kết hệ thống ERP và kế toán, việc tự động hóa quy trình công việc giữa hai hệ thống sẽ dễ dàng hơn. Khi bạn sử dụng ERP cho kế toán, nhiều công việc kế toán và tài chính có thể hoàn toàn tự động. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp hợp lý các khoản phải thu, khoản phải trả và quản lý tiền mặt. Tự động hóa cũng cho phép bạn theo dõi các giao dịch tài chính nhanh chóng hơn.

3. Không bị nhập dữ liệu trùng lặp

Có các hệ thống riêng biệt thường có nghĩa là nhập lại dữ liệu từ bên này sang bên kia theo cách thủ công. Tích hợp ERP và kế toán loại bỏ quá trình nhập dữ liệu bằng tay tẻ nhạt này. ERP giúp nhập dữ liệu nhanh chóng và nhất quán.

4. Không quá nhiều lỗi

Nhập dữ liệu thủ công nổi tiếng là dễ bị lỗi. Chúng bao gồm các chữ số được hoán vị và tên khách hàng không chính xác, v.v. Những điều này có thể gây ra sai lầm trong tính toán, sau đó sẽ mất thời gian để chỉnh sửa và kiểm tra thông tin. Bạn cũng có thể xem ai đã làm gì, cho mỗi giao dịch, trong trường hợp bạn cần theo dõi ai đó đã mắc lỗi.

Sử dụng ERP cho kế toán cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn doanh nghiệp của mình.
Sử dụng ERP cho kế toán cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn doanh nghiệp của mình.

5. Mức độ kiểm soát cao hơn

Sử dụng ERP cho kế toán cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn doanh nghiệp của mình. Bạn có thể thấy tác động mấu chốt của các sự kiện và quyết định trong thời gian thực.

Lợi ích của ERP không chỉ dừng lại ở lĩnh vực F&B hay ngành công nghiệp sản xuất. ERP dần dà xuất hiện và trở thành công cụ hữu ích đối với lĩnh vực tài chính và kế toán. Trong tương lai, phần mềm ERP được dự đoán sẽ cú hích mạnh mẽ đối với sự phát triển của các ngành kinh tế.